出張申請書の書き方｜記載項目とシーン別の目的例文

出張申請書を前にして、どの欄に何を書けばいいのか、出張目的をどう書けば承認されるのかで手が止まっていませんか。

出張申請書には法律で決められた様式がなく、会社ごとに書き方が異なります。必要な項目と目的の書き方を押さえれば、差し戻しを減らして早く手配へ進めます。

この記事では、記載項目の一覧と書き方、シーン別の目的の文例、提出から保管までの10の手順、概算費用を抑える方法までを解説します。

出張申請書とは｜果たす3つの役割

出張申請書の作成や全国共通の様式を定めた法令はありません。書類の名称、提出の要否、承認の方法は、出張の費用について会社が定めた社内ルール（旅費規程）で決まります。「出張届」「出張伺い」と呼ぶ会社もあれば、会社側が出張を命じる出張命令書と1枚の様式で兼ねている会社もあります。

出張申請書が担う役割は次の3つです。

• 出張の可否判断
• 費用の事前把握
• 不正の防止

それぞれ説明していきます。

出張の可否判断

出張申請書は、その出張をしてよいかどうかを判断する材料になります。

目的・訪問先・期間・移動手段が1枚にまとまっているため、上司はオンライン会議で代えられないか、日程に無理がないかを書面で確認できます。口頭で相談する場合と違い、判断のもとになった内容が記録に残ります。

申請書の役割は、判断の材料をそろえるところまでです。出張してよいかを決めるのは承認する側なので、申請書を出しただけでは出張は決まりません。

費用の事前把握

出張申請書は、お金を使う前に費用の全体像を示します。

交通費と宿泊費の見積もりに加え、旅費規程で1日あたりの額が決まっている日当を書くため、会社は予算に収まるかを出発前に確認できます。前もってお金を渡す仮払いが必要かどうかを判断する材料にもなります。

申請書に書くのは、出発前の見込みの金額です。実際にかかった交通費や宿泊費を確定させるのは旅費精算書の役目なので、見積もりと精算額がずれること自体は問題になりません。

不正の防止

出張申請書は、申請した内容と精算のときに出す書類を見比べる基準になります。

申請したときの日程・訪問先・移動手段に対して、精算で出された領収書や交通費が合っているかを確認できるためです。申請書がないと、会社が確認できるのは精算書と領収書だけになり、実際の行動と見比べる基準が残りません。

申請書だけでこの役割は完結しません。精算のときに見比べてはじめて働くため、申請書と精算の書類はセットで保管しておくと確認しやすくなります。

出張申請書の書き方｜一般的な記載項目

出張申請書に決まった様式はありません。項目は、どの様式にもある基本の欄、出張の内容や様式によって必要になる欄、承認者が記入する欄の3つに分かれます。

• 基本の項目
• 様式や出張の内容によって必要になる項目
• 承認者が記入する項目

それぞれ説明していきます。

基本の項目

どの会社の様式にも共通して置かれている欄です。次の8つが埋まれば、出張してよいかどうかと費用の判断に必要な情報はそろいます。

• 申請年月日
• 所属・氏名・押印
• 出張先・訪問先
• 出張目的
• 出張期間
• 日程・行動予定
• 移動手段
• 概算費用

申請年月日

申請書を提出する日付を書きます。

出張に行く日付ではありません。いつ申請したかが記録に残るため、社内で決められた提出期限を守れているかの確認に使われます。

所属・氏名・押印

申請する本人の部署名と氏名を書きます。

同じ名字の社員がいる場合に取り違えが起きるため、部署名まで正確に書きます。押印欄がある様式では印を押しますが、押印を求めるかどうかは会社の運用によります。

出張先・訪問先

訪問する会社名と所在地を書きます。

「大阪」のような地名だけでは、移動距離や交通費が妥当かを判断できません。訪問先が複数ある場合は、すべて書き出します。

出張目的

何のために出張するのかを書きます。

商談、会議への出席、研修への参加など、業務の内容が具体的に伝わるように書きます。承認する側が最初に確認する欄です。

出張期間

出発日と帰着日を書きます。

早朝の用務のために前日入りする場合や、夜遅い便で翌日に帰る場合は、その日も含めて申請します。前日入りや延泊が認められるかどうかは、旅費規程の定めによります。

日程・行動予定

日ごとに、いつどこで何をするかを書きます。

移動にかかる時間と用務の時間が両立するかを確認するためです。予定が詰まりすぎている場合は、日程の見直しを求められることがあります。

移動手段

新幹線、飛行機、社用車など、利用する交通機関を書きます。

経路も添えると、運賃が妥当かどうかを確認しやすくなります。乗り継ぎがある場合は、区間ごとに書き分けます。

概算費用

交通費、宿泊費、日当などの内訳と合計額を書きます。

日当を支給する会社では、旅費規程で1日あたりの額が決まっているため、日数を掛けて計算します。交通費と宿泊費は、この時点では見積もりの金額で構いません。

様式や出張の内容によって必要になる項目

様式にあらかじめ印字されていたり、出張の内容によっては発生しなかったりする欄です。自社の様式に欄があるかどうかを確認してから記入します。

• 標題
• 提出先
• 宿泊先
• 同行者
• 緊急連絡先

標題

様式に印字されていない場合に、書類の名前を用紙の最上部に書きます。

「出張申請書」のほか、会社によって「出張届」「出張伺い」などの名称が使われます。担当部署が書類を仕分けるときの目印になるため、社内で使われている名称に合わせます。

提出先

書類を提出する部署名を書きます。

総務部、経理部、人事部など、会社によって異なります。様式にあらかじめ印字されている場合は、記入は不要です。

宿泊先

宿泊をともなう出張の場合に、施設の名前と電話番号を書きます。

日帰りの出張では記入しません。予約前で施設が決まっていない場合は、その旨と宿泊する地域を書きます。

同行者

一緒に出張する社員がいる場合、その部署名と氏名を書きます。

同じ交通費や宿泊費を複数の社員が重ねて申請していないかを、会社が確認するためです。

緊急連絡先

様式に欄がある場合に、出張中に本人と連絡が取れる電話番号を書きます。

会社がすでに社員の連絡先を管理している場合は、申請書への記入を求めない運用もあります。滞在先や現地で使う番号が普段と異なるときは、欄がなくても備考に書き添えておくと、緊急時の連絡がつきやすくなります。

承認者が記入する項目

承認欄は申請者ではなく、上司や担当部署が記入する欄です。誰がいつ承認したかが残るため、責任の所在がはっきりします。空欄のまま出張に行くと、後から旅費の精算が認められない場合があります。

承認する側は、まず記入漏れがないかを確認します。そのうえで、費用が相場から大きく離れていないか、旅費規程で決めた宿泊費の上限や座席の等級に収まっているかを見ます。記入漏れがあると差し戻しになり、手配が遅れます。

出張申請書の「出張目的」の書き方【シーン別文例】

出張目的の欄には、誰を訪ねるか、そこで何をするか、何を実現するかの3つを書きます。「営業のため」「打ち合わせのため」という書き方ではこの3つがそろわず、その出張が必要かどうかを承認する側が判断できません。

出張の目的は、次の6つの場面に分けられます。

• 取引先との商談
• 社外会議への出席
• 研修・セミナーへの参加
• 展示会への出展
• 現場・工場の視察
• トラブルへの対応

それぞれ説明していきます。

取引先との商談

訪問する相手と、商談で決めたいことを書きます。

何を実現するかがはっきりしていると、その出張にかける費用の妥当性が伝わります。

記入例：株式会社◯◯を訪問し、新製品△△を提案して来期の取引条件について合意を得る。

社外会議への出席

会議の名称と、自分がその会議で担う役割を書きます。

聞くだけの出席か、その場で決定に関わるかによって、出張が必要かどうかの判断は変わります。担う役割まで書きます。

記入例：株式会社◯◯との合同プロジェクト定例会議に出席し、当社担当分の進捗を報告して次工程の日程を確定させる。

研修・セミナーへの参加

研修やセミナーの名称と主催者、受講した後に何をするかを書きます。

オンラインで代えられないかを問われやすい場面です。実習や試験など、会場でなければできない内容があれば書き添えます。

記入例：◯◯協会主催の品質管理実務研修を受講し、内容を帰社後に部内へ共有する。

展示会への出展

展示会の名称と、出展者として現地で行うことを書きます。

設営日や撤収日も出張期間に入ります。目的欄で作業内容を分けて書くと、日程の長さを説明しやすくなります。

記入例：◯◯展示会に自社ブースを出展し、来場者への製品説明と名刺交換を通じて見込み客を獲得する。

現場・工場の視察

訪問する工場や工事現場の名前と、現地で確認する項目を書きます。

「視察」だけでは何を見に行くのかが伝わりません。確認する対象と、確認した結果を何に使うかまで書きます。

記入例：株式会社◯◯の△△工場を訪問し、新規取引の可否を判断するため生産設備と品質管理体制を確認する。

トラブルへの対応

発生している事象と、現地で行う対応を書きます。

急を要する出張になりやすい場面です。出発後に申請書を出す形を認めるかどうかは会社の運用によるため、社内の手順を事前に確認しておきます。

記入例：株式会社◯◯へ納入した装置の不具合について、現地で原因を調査し復旧作業を行う。

出張申請書の提出から保管までの流れ【全10STEP】

出張は、申請書を出して終わりではありません。承認、手配、費用の精算、報告、書類の保管まで一連の手順があります。

順番や必要な手続きは会社によって異なります。着手する前に、自社の旅費規程で提出期限と必要な書類を確認します。一般的な流れは次の10STEPです。

• STEP1：出張申請書の作成
• STEP2：一次承認者への提出
• STEP3：承認の取得
• STEP4：交通・宿泊の手配
• STEP5：仮払金の申請
• STEP6：担当部署への提出
• STEP7：出張の実施
• STEP8：旅費の精算
• STEP9：出張報告書の提出
• STEP10：申請書の保管

それぞれ説明していきます。

STEP1：出張申請書の作成

自社の様式に沿って、必須項目を記入します。

宿泊先や交通機関を書くには下調べが必要です。日程が決まった時点で早めに着手すると、記入漏れによる差し戻しを避けられます。

STEP2：一次承認者への提出

作成した申請書を、最初に承認を受ける相手へ提出します。

直属の上司が一次承認者になる会社が多いものの、案件の規模によって部門長が承認する会社もあります。紙で回覧する会社もあれば、メールやワークフローシステムで送る会社もあります。メールで送る場合は、申請書を添付したうえで、出張先・期間・目的・概算費用の4点を本文に3行程度でまとめると、承認者が中身を開かずに要点をつかめます。

STEP3：承認の取得

上司が内容を確認し、出張してよいかを判断します。

記入漏れや費用の根拠が不足していると、この段階で差し戻されます。航空券や宿泊の手配は、承認を得てから進めます。

STEP4：交通・宿泊の手配

承認を得てから、航空券や新幹線、宿泊先を予約します。

承認前に手配すると、出張が認められなかった場合にキャンセル料を自己負担することになりかねません。予約した内容が申請時の記載と変わったときは、精算の段階で説明できるように控えを残しておきます。

STEP5：仮払金の申請

出張費を立て替えられない場合に、費用を前もって受け取る手続きです。

仮払申請書を経理へ提出し、概算額を受け取ります。この手続きが発生するのは仮払いを利用する場合だけで、立て替えて後から精算する運用であれば不要です。

STEP6：担当部署への提出

承認済みの申請書を、総務部や経理部など指定された部署へ提出します。

出張者の所在を会社が把握し、精算時の照合用に保管するためです。提出先と提出期限は会社によって異なるため、旅費規程で確認します。

STEP7：出張の実施

申請した日程と行動予定に沿って出張します。

領収書は、その場で受け取って保管します。後から再発行できない場合があるためです。日程が大きく変わったときは、帰社後の精算で説明できるように記録を残します。

STEP8：旅費の精算

かかった費用を旅費精算書にまとめ、領収書を添えて提出します。

仮払いを受けている場合は、実際にかかった額との差額を返金するか、追加で受け取ります。交通機関の領収書は受け取り方が決まっているものもあります。

» 新幹線の領収書のもらい方｜再発行・もらい忘れの対処法も解説

STEP9：出張報告書の提出

訪問先でのやり取りや、出張で得られた成果を報告書にまとめます。

申請時の目的に対して何が達成できたかを書きます。所感や成果欄の書き方には型があります。

» 出張報告書の書き方｜記載10項目とコツ5つを解説

STEP10：申請書の保管

出張申請書そのものに、一律の保存年限を定めた法令はありません。

旅費精算の証憑として使う場合は、精算書類にそろえて保管します。法人税法では、領収書などの取引に関する書類を確定申告書の提出期限の翌日から7年間、欠損金額が生じた事業年度については10年間保存することとされています。

労働基準法第109条は、労働者名簿や賃金台帳などの保存期間を原則5年、経過措置により当分の間3年と定めています。解説によって3年とも7年とも書かれるのは、根拠とする法律が違うためです。

メールやウェブサイトで受け取った領収書や利用明細は、紙に印刷する必要はありません。データのまま保存します。印刷したものだけを残してデータを削除すると、保存したことになりません。

出典：国税庁｜No.5930 帳簿書類等の保存期間

出典：厚生労働省｜改正労働基準法等に関するQ&A

出典：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

※法令に関する記載は2026年8月時点の情報です。

出張申請書のテンプレート｜形式別の選び方

出張申請書のテンプレートは、Excel・Word・PDFの3つの形式で配布されています。どれを選ぶかは、社内でどう運用するかで決まります。どの形式でも、自社の旅費規程で定めた項目がそろっているかを確認し、足りない欄は追加して使います。

• Excel形式
• Word形式
• PDF形式

それぞれ説明していきます。

Excel形式

表計算ソフトで開く形式です。

交通費や宿泊費を合計する数式を組み込めるため、金額の計算を自動化できます。費目が多く、電卓での計算ミスを減らしたい場合に向いています。

Word形式

文書作成ソフトで開く形式です。

罫線や書式を整えやすく、社名や部署名を入れて自社の様式に作り替えられます。金額の計算は手作業になるため、費目が少ない出張に向いています。

PDF形式

レイアウトが崩れにくく、印刷に向いた形式です。

一般的なPDFはパソコン上での編集ができないため、印刷して手書きで記入します。入力欄が設定されたPDFであれば、パソコン上で記入して保存できます。

出張申請書の概算費用を抑える方法

出張の概算費用は、手配の方法を変えることで下げられます。申請書の概算費用欄には、これらを適用した後の金額を書きます。

費用を抑える方法は次の3つです。

• 株主優待券の活用
• 割引運賃の使い分け
• 法人向け予約サービスの導入

それぞれ説明していきます。

※株主優待券の割引内容と航空運賃は2026年8月時点の情報です。取扱銘柄や在庫は変動するため、購入時に公式サイトでご確認ください。

株主優待券の活用

航空会社と鉄道会社の株主優待券を使うと、運賃そのものを下げられます。

会社	割引の内容
ANA	基準運賃から約50％割引。片道1区間につき優待番号1つ
JAL	フレックス運賃の50％割引。片道1区間につき割引券1枚
スターフライヤー	大人普通運賃の50％割引。片道1区間につき優待券1枚
JR東日本	割引券1枚で4割引。複数枚の併用はできない
JR西日本	割引券1枚で片道1人の運賃・料金が50％割引

ANAには、この株主優待割引とは別に、2026年7月1日から始まったシンプル運賃の5％割引もあります。株主専用サイトでプロモーションコードを取得して使うもので、割引率も対象運賃も異なります。

株主優待券は、株主でなくても購入できます。優待コードを扱う株優NOWでは、ANA株主優待券やJAL株主優待券、JR株主優待券をクレジットカードで購入し、コードをメールで受け取れます。

優待券は購入費がかかるため、運賃と購入費を合わせた金額で他の運賃と比べます。出張に使ってよいかどうかは会社の旅費規程によるため、購入費の精算方法とあわせて経理部門に確認します。

出典：ANA｜株主優待のご案内／JAL｜株主優待のご案内／スターフライヤー｜株主優待制度／JR東日本｜株主優待割引券の割引率変更等について／JR西日本｜株主優待／ANA｜ANAグループの株主優待特典がさらに充実

割引運賃の使い分け

航空券は、安い運賃ほど予約後の変更や取消の条件が厳しくなります。

ANAの国内線にはフレックス・スタンダード・シンプルなどの運賃があり、シンプルは予約の変更ができません。株主優待割引は、この点で条件が異なります。

	株主優待割引	シンプル
予約できる期間	355日前～搭乗日当日	355日前～搭乗前日
予約の変更	同一区間・同一運賃内で可能	できない
取消手数料（27日前～出発時刻前）	500円	税抜運賃額の約60％

出典：ANA｜株主優待割引運賃／ANA｜2026年5月19日以降の搭乗分から適用の運賃一覧／ANA｜取消手数料一覧

日程が動かない出張であれば、条件の厳しい運賃を選ぶほど費用は下がります。日程が変わる恐れがある出張では、運賃だけでなく変更や取消にかかる費用も加えて比べます。優待券を使う場合は購入費も足したうえで、どちらが安く済むかを判断します。

法人向け予約サービスの導入

航空会社と鉄道会社は、法人向けの予約サービスを用意しています。ANAのANA Biz、JALのJALオンライン、JR東日本のビジネスえきねっとがこれにあたります。

利用には申込みが必要です。社員の予約状況を会社がまとめて把握でき、支払いも一本化できます。

出張申請書に関するよくある質問

出張申請書について、よく寄せられる質問をまとめました。

何日前までに提出するか

法律で定められた期限はありません。原則として、交通機関や宿泊を予約する前に承認を得ます。

実際の期限は会社の旅費規程で決められています。予約が必要な出張ほど、早く承認を得るほど選べる運賃や宿泊先の幅は広がります。

日帰り出張でも必要か

日帰り出張を申請の対象にするかどうかは、会社の旅費規程によります。

民間企業に適用される法律に出張の定義はなく、距離や時間による公的な基準もありません。

押印は省略できるか

出張申請書への押印を義務付ける法令はないため、省略できるかどうかは会社の運用によります。

内閣府・法務省・経済産業省は2020年6月に、契約書への押印は特段の定めがある場合を除き法律上の要件ではなく、押印がなくても契約の効力に影響は生じないという考え方を示しています。

出典：法務省｜押印についてのQ&A

株主優待券は経費精算できるか

精算できるかどうかは、会社の旅費規程の定め方によります。

優待券の購入費用をいくらで精算するかについて公的な基準はないため、運用を決めるときは経理部門に確認します。

英語ではどう書くか

Travel Request Form、または Travel Authorization Form と表記します。

アメリカの連邦旅費規則（41 CFR Part 301-71）でも、出張の事前承認を指す語として Travel Authorization が使われています。

出典：eCFR｜41 CFR Part 301-71 Subpart B – Travel Authorization

まとめ｜出張申請書は書き方しだいで承認も費用も変わる

出張申請書には、法律で決められた様式も提出義務もありません。会社ごとにルールが違うため、まずは自社の旅費規程で提出期限と費用の上限を確認するところから始めます。

書き方で差が出るのは出張目的の欄です。誰を訪ねて、そこで何をして、何を実現するのかを書けば、承認する側は判断に迷いません。差し戻しが減れば、その分だけ早く手配に取りかかれます。

概算費用は、手配の方法を選ぶ段階で決まります。日程が動かない出張なら条件の厳しい運賃でも問題はありませんが、変更や中止の恐れがある出張では、予約を変更できて取消手数料も抑えられる株主優待割引が向いています。優待コードを扱う株優NOWなら、クレジットカード決済で購入してコードをメールで受け取れるため、出発が近い出張にも間に合います。