出張の日当を経費にしたいけれど、旅費規程をどう作ればいいのか、金額をいくらに設定すればいいのか迷っていませんか。
旅費規程があると、日当の支給基準に根拠を持たせられます。通常必要と認められる範囲であれば、受け取る側に所得税はかかりません。
この記事では、旅費規程に記載する項目と条文例、日当や宿泊費の目安、作成の7ステップ、税務調査で否認されないための条件を解説します。一人社長や個人事業主の扱いもまとめました。
旅費規程とは出張費の支給ルールを定めた社内規程
旅費規程とは、出張でかかる交通費・宿泊費・日当の支給基準を定めた社内ルールです。出張旅費規程とも呼ばれます。
押さえたいポイントは2つです。
- 実費支給と定額支給の違い
- 就業規則との関係と届出義務
それぞれ見ていきます。
実費支給と定額支給の違い
旅費規程の支給方法は、実費支給と定額支給の2種類です。
| 実費支給 | 定額支給 | |
| 支給額 | 使った金額と同額 | 規程で決めた金額 |
| 必要な資料 | 支出を確認できる領収書や利用記録 | 外部の領収書は原則不要 |
| 主な対象 | 交通費・宿泊費 | 日当・宿泊費 |
| 経理の手間 | かかる | 少ない |
実費支給は使った額をそのまま払うため、社員が損も得もしません。定額支給は実際の出費が少なければ、差額が社員の手元に残ります。
日当は出張中の細かな出費をまとめて補うお金です。実費という考え方になじまないため、定額支給が前提になります。宿泊費はどちらの方式も使われています。
就業規則との関係と届出義務
旅費規程は、独立した文書であっても就業規則の一部として扱われるのが一般的です。労働基準法第89条が、全労働者に適用される定めを就業規則の記載事項（相対的必要記載事項）としているためです。
常時10人以上の労働者を使用する事業場では、作成・変更時に過半数代表者の意見を聴き、所轄の労働基準監督署長へ届け出ます。10人未満に届出義務はありませんが、社員へ周知していなければ規程どおりの運用を示しにくくなります。
旅費規程を作ること自体は、法律上の義務ではありません。
出典：厚生労働省｜就業規則の記載事項／厚生労働省｜就業規則の作成・届出
旅費規程を作る4つのメリット
旅費規程を整えると、税務と経理の両面で効果があります。主なメリットは4つです。
- 日当の損金算入による節税
- 受け取る側の所得税が非課税
- 国内出張分の消費税の仕入税額控除
- 経費精算業務の効率化
それぞれ見ていきます。
日当の損金算入による節税
旅費規程に基づいて支給した日当は、旅費交通費として会社の経費になります。支給した分だけ利益が減るため、法人税の負担も軽くなります。
同じ金額を給与で支払う方法と比べると、受け取る側の手取りが変わります。給与は所得税と住民税の課税対象になる一方、通常必要と認められる範囲の日当は課税されないためです。
役員に支払う場合はさらに差が出ます。役員給与を会社の経費にするには、定期同額給与などの要件を満たさなければなりません。旅費として支給する日当に、この制限はかかりません。
受け取る側の所得税が非課税
出張で支給される旅費・宿泊費・日当は、通常必要と認められる範囲であれば所得税がかかりません。
範囲は金額で線引きされていません。旅行の目的や目的地、期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容や地位などから判断されます。
旅費規程そのものは非課税の要件ではありません。ただし支給基準を文書にしておけば、金額に根拠があることを示しやすくなります。範囲を超えた部分は給与として扱われ、課税対象になります。
出典：国税庁｜インボイス制度に関するQ&A 問107（出張旅費、宿泊費、日当等）
国内出張分の消費税の仕入税額控除
原則課税を適用している課税事業者であれば、国内出張で支給した旅費・宿泊費・日当のうち、通常必要と認められる部分は課税仕入れになります。日当のように領収書が出ない支出でも、消費税の計算上は控除の対象です。
さらに出張旅費等特例により、一定事項を記載した帳簿を保存していれば、インボイスがなくても仕入税額控除を受けられます。社内規程の有無や、概算払いか実費精算かを問わず適用されます。
ただし海外出張のために支給した旅費・宿泊費・日当は、原則として課税仕入れになりません。
出典：国税庁｜No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い／国税庁｜インボイス制度における特例②（出張旅費等特例）
経費精算業務の効率化
日当や宿泊費を定額支給にすると、領収書の枚数を数えたり金額の妥当性を判断したりする作業がなくなります。
支給額があらかじめ決まっているため、社員ごとに「この出費は認められるか」を個別に判断する必要もありません。精算の基準が文書化されていることで、経理と申請者のやり取りも減ります。
出張が多い会社ほど、この手間の削減効果は大きくなります。
旅費規程に記載する項目
旅費規程には決まった書式がありません。ただし、後から解釈が分かれないよう、次の7項目は入れておきます。
- 目的と適用範囲
- 出張の定義
- 交通費の記載例
- 宿泊費の記載例
- 日当の記載例
- 申請と精算のルール
- 例外時の取扱い
それぞれ見ていきます。
目的と適用範囲
冒頭では、この規程が何のためにあり、誰に適用されるかを示します。対象者は条文で明示します。
記載例は次のとおりです。
| 第1条（目的） 本規程は、社員が業務のため出張する場合の旅費の取扱いについて定めるものとする。第2条（適用範囲） 本規程は、役員および全ての社員に適用する。 |
パートやアルバイトを含めるかどうかも、この段階で決めておきます。
出張の定義
どこからが出張かを決めていないと、通常の外出との線引きができません。移動距離と宿泊の有無を基準にします。
記載例は次のとおりです。
| 第3条（出張の定義） 出張とは、勤務地から片道100km以上の地域へ業務のため赴くこと、または宿泊を伴う業務上の旅行をいう。 宿泊を伴うものを宿泊出張、伴わないものを日帰り出張とする。 |
距離の数値は会社の実態に合わせます。営業範囲が狭い会社が150kmで線を引くと、出張がほとんど発生しない規程になってしまいます。
交通費の記載例
交通費は実費支給が基本です。あわせて、利用できる交通機関の等級を役職ごとに決めておきます。
記載例は次のとおりです。
| 第4条（交通費） 交通費は、最も経済的かつ合理的な経路および方法による実費を支給する。 新幹線のグリーン車および航空機の上位クラスの利用は、役員に限り認める。 |
等級を決めておくと、申請のたびに判断する必要がなくなります。
宿泊費の記載例
宿泊費は定額支給と実費支給のどちらでも構いません。実費支給にする場合は上限額を決めます。
記載例は次のとおりです。
| 第5条（宿泊費） 宿泊費は、1泊につき次の金額を上限として実費を支給する。 役員 15,000円／管理職 12,000円／一般社員 10,000円 |
大都市圏とそれ以外で金額を分ける方法もあります。地域区分を設ける場合は、対象となる都市名を規程に列挙します。
日当の記載例
日当は定額支給です。日帰り出張と宿泊出張で金額を分け、役職ごとの区分も設けます。
記載例は次のとおりです。
| 第6条（日当） 日当は、次の金額を支給する。 日帰り出張 役員 3,000円／管理職 2,500円／一般社員 2,000円 宿泊出張 役員 4,000円／管理職 3,500円／一般社員 3,000円 |
日当そのものの考え方は出張手当（日当）とは何か？支給のメリット・デメリットと導入手順でも解説しています。
申請と精算のルール
申請から精算までの流れと期限を決めます。期限がないと、数ヵ月前の出張の精算が突然出てくる事態になります。
記載例は次のとおりです。
| 第7条（申請および精算） 出張しようとする者は、事前に出張申請書を提出し、所属長の承認を得るものとする。 出張終了後5営業日以内に、出張報告書および旅費精算書を提出しなければならない。 |
報告書の書き方は出張報告書の書き方｜記載10項目とコツ5つを解説にまとめています。
例外時の取扱い
想定外の事態への対応を決めておかないと、そのつど社内で判断することになります。
盛り込んでおきたいのは次の3つです。
- 領収書を紛失した場合の取扱い
- 会社都合で出張が中止になった場合のキャンセル料の負担
- 得意先が旅費を負担する場合の調整
記載例は次のとおりです。
| 第8条（特例） 本規程により難い事情がある場合は、その都度、代表取締役の承認を得て別に定める。 |
すべての事態を書き切ることはできません。この一文があれば、規程にない支給も社内の手続きを踏んで処理できます。ただし税務上認められるかどうかは、金額と出張の内容から別に判断されます。
旅費規程で決める日当・宿泊費の相場
金額を決めるとき、他社がいくら支給しているかは重要な判断材料になります。
ただし下記は、業種や規模を問わない全体の目安です。妥当な水準は自社の業種と規模によって変わります。
- 日帰り出張の日当
- 宿泊出張の日当
- 国内出張の宿泊費
- 海外出張の日当と宿泊費
それぞれ見ていきます。
日帰り出張の日当
日帰り出張の日当は、2,000円台が中心です。
距離や時間による区分を設けていない場合、一般的な支給額は次の水準です。
| 役職 | 日帰り出張の日当 |
| 部長クラス | 約2,700円 |
| 一般社員 | 約2,100円 |
部長クラスと一般社員の差は600円ほどです。役職間で極端に金額を開かせている会社は多くありません。
宿泊出張の日当
宿泊出張の日当は、日帰りより300〜500円ほど高く設定されます。
全地域一律で支給する場合、一般的な支給額は次の水準です。
| 役職 | 宿泊出張の日当 |
| 部長クラス | 約2,900円 |
| 一般社員 | 約2,400円 |
宿泊を伴うと、朝食代や現地での移動といった出費が増えます。日帰りと宿泊で金額を分けているのは、この差を反映させるためです。
国内出張の宿泊費
国内出張の宿泊費は、一般社員で9,000円前後から1万3,000円程度まで幅があります。
1泊あたりの一般的な支給額は次の水準です。
| 支給方式・地域区分 | 部長クラス | 一般社員 |
| 定額支給・全地域一律 | 約1万400円 | 約8,900円 |
| 定額支給・最高地 | 約1万2,100円 | 約1万1,300円 |
| 実費支給・全地域一律 | 約1万1,300円 | 約1万500円 |
| 実費支給・最高地 | 約1万3,700円 | 約1万2,900円 |
最高地とは、大都市圏など宿泊料金の高い地域を指します。同じ一般社員でも、全地域一律と最高地では2,000円以上の開きがあります。
海外出張の日当と宿泊費
海外出張の日当は、国内出張の2倍前後です。
円建てで支給する場合、一般社員向けの一般的な支給額は次の水準です。
| 地域 | 日当 | 宿泊費 |
| 北米 | 約5,200円 | 約1万5,700円 |
| 中国 | 約4,800円 | 約1万3,500円 |
| 東南アジア | 約4,800円 | 約1万2,700円 |
日当は地域による差がほとんどない一方、宿泊費は北米と東南アジアで3,000円ほど開きます。海外出張がある会社は、渡航先ごとに宿泊費を分けておくと実態に合います。
旅費規程の作成手順
旅費規程は、次の7ステップで作成します。
- STEP1：たたき台を作成する
- STEP2：日当・宿泊費の金額の妥当性を確認する
- STEP3：過半数代表の意見を聴取する
- STEP4：社内承認と施行日を決定する
- STEP5：労働基準監督署へ届け出る
- STEP6：全社員へ周知する
- STEP7：定期的に見直す
それぞれ見ていきます。
STEP1：たたき台を作成する
記載項目に沿って、条文の形に落とし込みます。
ゼロから書く必要はありません。無料で配布されているテンプレートを下敷きにして、自社の実態に合わない部分を書き換えます。
注意したいのは出張の定義です。テンプレートの距離基準をそのまま使うと、自社ではほとんど出張が発生しない規程になります。過去1年の出張実績を見ながら数値を決めてください。
STEP2：日当・宿泊費の金額の妥当性を確認する
たたき台で決めた金額が、世間の水準から外れていないかを確認します。比較の相手は、同じ業種で同じくらいの規模の会社です。
なお、改正前の国家公務員の日当額をそのまま持ち出すのは適切ではありません。2025年4月に施行された制度改正で日当は宿泊手当へ再構成され、宿泊料も上限付きの実費支給に変わっています。現行制度の基準は、補助的な資料として使う程度にとどめてください。
出典：財務省｜国家公務員等の旅費制度の見直しについて（政令編）
STEP3：過半数代表の意見を聴取する
常時10人以上の労働者を使用する事業場では、労働者の過半数で組織する労働組合から意見を聴きます。過半数を組織する労働組合がない場合は、労働者の過半数を代表する者が相手になります。
代表者は、管理監督者以外の社員から民主的な方法で選びます。会社が指名した人では要件を満たしません。
10人には、パートやアルバイトも含めて数えます。聴取した内容は意見書にまとめ、次の届出で添付します。
STEP4：社内承認と施行日を決定する
規程を正式なものにするため、社内の決裁を受けます。取締役が複数いる会社では、取締役会の決議や取締役の同意を残しておくと後から争いになりません。
あわせて施行日を決め、条文の末尾に記載します。
附則 本規程は、2026年◯月◯日から施行する。
施行日がないと、いつ時点の規程なのかを示せません。税務調査で適用時期を問われたときに答えられなくなります。
STEP5：労働基準監督署へ届け出る
常時10人以上の労働者を使用する事業場は、就業規則変更届に意見書を添えて所轄の労働基準監督署長へ提出します。
10人未満の事業場と一人社長の会社に、届出義務はありません。
届け出た規程は控えが返却されます。第三者が受け付けた記録として、作成時期を示す資料になります。
STEP6：全社員へ周知する
作成した規程は、社員が見られる状態にします。書面の配布、共有フォルダへの保存、掲示のいずれでも構いません。
届出義務のない会社でも、この作業は省略しないでください。社員が内容を知らないまま運用していると、規程どおりに支給している事実を示しにくくなります。
STEP7：定期的に見直す
見直しのきっかけになるのは次の3つです。
- 宿泊料金の上昇により、上限額で泊まれる宿がなくなったとき
- 組織変更で役職の区分が変わったとき
- 出張の頻度や行き先が大きく変わったとき
見直さないまま数年が経つと、規程の上限では泊まれる宿が見つからなくなります。年に1回は金額を点検してください。
旅費規程が否認されないための注意点
旅費規程を作っても、運用を誤ると税務調査で否認されます。業務との関連性や金額の水準、残っている資料をもとに個別に判断されるためです。
リスクを抑えるために押さえる点は4つです。
- 出張の実態を示す記録
- 役職間で一貫した支給基準
- 同業他社と比べた金額の相当性
- 規程と実際の支給額の一致
それぞれ見ていきます。
出張の実態を示す記録
日当を経費にできるのは、実際に出張した場合だけです。実態のない出張に日当を支給すれば、経費として認められません。
残しておく資料は次のとおりです。
- 出張申請書と出張報告書
- 旅費精算書
- 訪問先で受け取った名刺や資料
- 交通機関や宿泊施設の利用記録
注意したいのは、社長本人が出張と考えていても業務上の出張と認められないケースがある点です。経営者が団体の会議に出席した際の交通費が否認された事例もあります。誰と何のために会ったかを説明できる記録が必要です。
役職間で一貫した支給基準
日当の支給額は、役員と社員を通じて一貫した基準で決めます。
役職によって金額に差をつけること自体は問題ありません。ただし、社長が一般社員の5倍といった開きは説明が難しくなります。役員だけが突出して高い設定は、会社のお金を役員個人に回しているだけとみなされかねません。
役員のみを対象にした規程が、それだけで否認されるわけではありません。金額をどう決めたかを説明できるかどうかが分かれ目です。
役職の序列に沿って段階的に金額が上がる設計にしてください。
同業他社と比べた金額の相当性
相場からかけ離れた金額を設定すると、超過部分が給与として扱われます。会社には源泉徴収漏れが生じ、受け取った側には所得税と住民税がかかります。
一般社員の日当を1万円に設定した場合、実費を大きく超える部分は説明が難しくなります。日当は出張中の細かな出費を補うためのお金だからです。
金額を決めた理由を説明できるようにしておいてください。同業種の水準を調べた記録があれば、そのまま根拠になります。
規程と実際の支給額の一致
規程に書いた金額と、実際に支払っている金額は一致させてください。
よくあるのは次のパターンです。
- 規程は3,000円なのに、実際は5,000円を支給している
- 規程を作ったものの、精算は従来どおり実費で行っている
- 金額を改定したが、規程を書き換えていない
規程と運用がずれていると、支給額に根拠があることを示せなくなります。通常必要と認められる範囲を超えた部分は、給与として課税されます。
支給額を変えるときは、必ず規程を改定してから運用を切り替えます。
一人社長・個人事業主の旅費規程
社員がひとりもいない会社でも、旅費規程を作って日当を支給できます。一方、個人事業では自分自身に日当を支給できません。法人か個人事業かで扱いが分かれます。
- 一人社長の場合
- 個人事業主の場合
それぞれ見ていきます。
一人社長の場合
社長ひとりの会社でも、旅費規程を作って日当を支給できます。会社の経費になり、受け取る社長には所得税がかからない点も同じです。
注意したいのは金額の根拠です。社員がいない会社では、役員と社員のバランスという判断材料が使えません。同業種で同規模の会社の水準に加えて、出張の目的や行き先、実際にかかった負担額から説明できるようにしておきます。
自分ひとりで決められるぶん、高すぎる設定になりやすい点は意識してください。
個人事業主の場合
個人事業主は、自分自身に日当を支給できません。事業主本人の旅費を実額ではなく日当として計上することは認められていないためです。
交通費や宿泊費は、実際にかかった金額を旅費交通費として経費にします。領収書のほか、カード明細や予約記録などでも支出を確認できます。
一方、従業員を雇っている場合は、その従業員に対して日当を支給できます。旅費規程を作成し、それに基づいて支払ってください。
節税を目的に日当を活用したい場合は、法人化が前提になります。
旅費規程とあわせて見直したい出張交通費の削減
旅費規程を整えても、出張のコスト全体が下がるわけではありません。
交通費は出張費の大きな部分を占めます。日当は定額で変わらないため、削減の余地があるのは交通費と宿泊費です。
- 株主優待券の活用
- 法人向け予約サービスの活用
それぞれ見ていきます。
株主優待券の活用
航空会社や鉄道会社の株主優待券を使うと、通常の運賃より安く移動できます。
交通費を実費支給にしている会社なら、安く購入した分がそのまま会社の支出減になります。直前の予約で早割が使えないときほど、効果は大きくなります。
株主を対象とした制度ですが、優待券は金券として流通しており、株式を保有していなくても購入できます。実際の使い方はANA株主優待で羽田–伊丹に乗ってみたやJR西日本株主優待券の使い方を徹底解説にまとめています。
株優NOWでは、ANA・JAL・JR各社の株主優待券を24時間365日購入できます。決済後すぐにコードが届くため、出張が決まってからでも間に合います。
なお、割引率や利用条件は各社が定めており、改定されることがあります。購入前に最新の条件を確認してください。
法人向け予約サービスの活用
出張の回数が多い会社は、法人向けの予約サービスを導入すると精算の手間そのものを減らせます。
請求書での一括支払いに対応しているため、社員が運賃を立て替える必要がありません。利用明細も一元管理され、経理が領収書を集めて確認する作業がなくなります。
代表的なものは、航空会社のANA BizとJALオンライン、鉄道のビジネスえきねっとです。いずれも法人契約を結んだうえで利用します。
ただし、これらのサービスで適用される運賃が常に最安とは限りません。株主優待割引は他の割引運賃と重ねて使えないため、出張ごとにどちらが安いかを比べる形になります。
株優NOWでは購入画面で優待券の価格を確認できます。予約サービスの運賃と見比べたうえで、購入方法を決めてください。
まとめ｜旅費規程は節税と経費削減の両輪で効く
旅費規程で下がるのは税負担、株主優待券や法人向けサービスで下がるのは支出そのものです。両方に手をつけてはじめて、出張コストは目に見えて軽くなります。
最初に着手すべきは金額の設定です。ここを誤ると、節税どころか否認されて追徴を受けます。同業種で同規模の会社と比べて説明できる金額かどうかを基準にしてください。
規程は一度作れば終わりではありません。宿泊費の水準は上がり続けています。年に1回は金額を点検し、実態に合わせて改定していきましょう。
規程を整えたら、次は交通費です。急な出張が入ると早割は使えず、正規運賃での購入になりがちです。そんなときに使えるのが株主優待券です。
株優NOWなら、ANA・JAL・JR各社の株主優待券を24時間365日オンラインで購入できます。決済後すぐにコードが届くため、空港や駅へ向かう途中からでも間に合います。インボイスに対応した電子領収書も発行されるので、そのまま経費精算に回せます。
出張が決まったら、まず運賃を確認してみてください。
